Por: Gabriel López -SAP Service Consultant
¿Te gustaría poder monitorear los gastos de operación de tu empresa, por áreas de producción, administrativas, zonas etc. en tiempo real?
SAP Business One provee un módulo que le permite dar seguimiento a los gastos, con tan solo unos pasos usted puede implementar este módulo a su operación y empezar a usar esta importante herramienta.
Es probable que su empresa actualmente reciba cientos o miles de facturas de proveedores al mes, mismas que deben aplicarse contablemente y pasar a manos de un analista que elabora reportes en Excel asignándole a cada gasto un centro de costo y una norma de reparto, lo que hace lenta la generación de esta información y puede llegar cuando ya no sea tan relevante para la toma de decisiones necesaria para el control y la eficiencia en el ejercicio del gasto.
El módulo de Contabilidad de Costos permite clasificar sus gastos por centros de costos (CC), normas de reparto (NR) y provee 5 dimensiones o vistas para clasificar los gastos.
Lo primero que se debe hacer es definir la o las dimensiones con las que le gustaría etiquetar los gastos, por ejemplo, una dimensión puede ser departamentos y sus centros de costos serian Ventas, Administración, Mercadotecnia, Contabilidad etc. otra dimensión puede ser áreas de producción y sus centros de costos armado, envasado, etiquetado etc.
Una vez definidas las dimensiones y sus CC podemos crearlos en SAP, comenzaremos con las dimensiones, en el menú principal / Finanzas / Contabilidad de Costos / dimensiones.
Después seguimos con los Centros de Costos en menú principal / Finanzas / Contabilidad de Costos / Centros de Costos los damos de alta, indicando Código, Nombre, dimensión y el periodo de fechas para su vigencia.
Para los casos en que el área contable tenga definida una regla de distribución del gasto, es decir cuando un solo gasto se reparte entre varios CC en base a porcentajes o importes fijos se requiere dar de alta una norma de reparto en menú principal / Finanzas / Contabilidad de Costos / Normas de reparto, donde indicamos un código, descripción, periodo de vigencia, si la NR será de imputación directa o indirecta, los CC imputados y los porcentajes o importes para cada CC.
Una vez que hemos completado la información necesaria para clasificar nuestros gastos, pasamos a la aplicación contable, ya sea desde una factura de proveedores o una póliza de diario, en el campo de norma de reparto se desplegaran las dimensiones que definimos en el primer paso, y en cada dimensión podemos ver los CC y las NR creadas para cada dimensión, asignamos el CC o la NR que le corresponde al gasto que estamos contabilizando y listo al crear el documento quedara etiquetado.
Al realizar esta asignación en cada contabilización de los gastos los diferentes informes consideran esta nueva información en los reportes, lo que permite conocer como estamos ejerciendo el gasto en el momento que lo necesitemos.
Si está interesado en conocer mejor esta herramienta que ya viene integrada a SAP, le recomendamos ver el webinar Contabilidad de Costos en la siguiente liga https://www.youtube.com/watch?v=E9QBojb6xvI