SAP S/4HANA transforma sus procesos de ventas, desde las actividades de preventas hasta el registro de pagos. Descubra cómo esta integración mejora la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente en cada etapa del proceso.
Fases del Proceso de Ventas
Iniciación del Proceso: Actividades de Preventas
Los procesos de ventas pueden iniciarse a partir de diversas actividades de marketing y preventas, como campañas por correo directo, actividades en ferias comerciales, o campañas telefónicas. El resultado de estas campañas podría ser una consulta no vinculante o una oferta por parte del cliente. Estas consultas y ofertas permiten recopilar datos importantes relacionados con las ventas, que se pueden registrar como documentos en SAP S/4HANA.
Tratamiento de Pedidos de Cliente
Una vez que las actividades de preventas han sido exitosas, el cliente realiza un pedido. Este pedido de cliente se crea en SAP S/4HANA, conteniendo toda la información necesaria para procesar la solicitud a lo largo del ciclo de ventas. El sistema utiliza datos preexistentes de registros maestros y tablas de control, minimizando errores y redundancias.
Aprovisionamiento del Material
Antes de la entrega al cliente, se debe aprovisionar el material solicitado. Esto puede hacerse de diversas formas, dependiendo del material y la transacción de ventas:
- Directamente del stock.
- Reaprovisionamiento de un proveedor mediante una solicitud de pedido o pedido.
- Producción propia mediante una orden previsional u orden de fabricación.
Expedición
Con el aprovisionamiento confirmado, se inicia el tratamiento de expediciones. En SAP S/4HANA, esto comienza con la creación de entregas de salida, que supervisan varios pasos del proceso como el picking, embalaje, planificación y supervisión del transporte, y la contabilización de la salida de mercancías. Las entregas de salida se pueden crear referenciando uno o varios pedidos de cliente, copiando información relevante para el picking de los materiales del almacén.
Facturación
Una vez completada la expedición, se crean los documentos de facturación, los cuales pueden referenciar entregas de salida o pedidos de cliente. Estos documentos sirven como fuente de datos para la contabilidad financiera y ayudan a gestionar los pagos del cliente. El sistema realiza contabilizaciones automáticas en las cuentas correspondientes, incluyendo la cuenta a cobrar del cliente y la cuenta de ingresos.
Pago
El pago recibido del cliente se registra en el departamento de contabilidad, afectando las cuentas de mayor relevantes:
- Se contabiliza en el Debe en la cuenta de efectivo.
- Se abona en la cuenta de créditos del cliente.
Aunque el registro de pagos no es parte central del proceso de ventas, puede afectar este proceso si se verifica la línea de crédito de los clientes durante la creación de pedidos.
Resumen del Proceso
En resumen, el proceso de ventas en SAP S/4HANA incluye varios documentos clave:
- Documentos de ventas: consultas, ofertas, pedidos abiertos, planes de entregas, pedidos.
- Documentos de expedición: entregas de salida, tareas de almacén.
- Documentos de contabilidad: documentos de salida de mercancías, documentos de facturación.
El flujo del proceso muestra el enlace entre estos documentos, permitiendo visualizar el estado histórico y actual, así como navegar a las hojas informativas correspondientes.
Conclusión
Dominar los procesos de ventas en SAP S/4HANA le permitirá gestionar de manera eficiente las relaciones comerciales, desde las actividades de preventa hasta el registro de pagos, optimizando cada fase del proceso para mejorar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
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