Por: José Roberto Vaca Vera
Las "Etapas de Autorización" en SAP B1 representan los pasos o niveles de aprobación que un documento debe pasar antes de ser considerado válido y procesado. Cada etapa puede estar asociada a un conjunto de usuarios o roles específicos dentro de la organización. Por ejemplo, para la aprobación de una orden de venta, es posible que se requiera la aprobación de un supervisor antes de que la transacción sea finalizada.
¿Para qué sirven las etapas de autorización?
Las Etapas de Autorización tienen varios propósitos cruciales:
- Control y seguridad: Permiten establecer un control estricto sobre quién tiene la autoridad para aprobar ciertos tipos de transacciones. Esto ayuda a prevenir errores o malas prácticas.
- Prevenir fraudes: Al requerir múltiples niveles de aprobación, se dificulta la posibilidad de realizar transacciones fraudulentas sin la debida autorización.
- Cumplimiento de políticas internas y externas: Ayudan a asegurarse de que la empresa siga sus políticas internas y cumpla con regulaciones externas, como límites de gasto o requisitos legales.
- Registro y auditoría: Facilitan el seguimiento de quién ha aprobado cada transacción, proporcionando un historial detallado para auditorías y fines de cumplimiento normativo.
¿Qué son los modelos de autorización?
Los "Modelos de Autorización" son configuraciones predefinidas que determinan qué tipos de documentos o transacciones requieren aprobación y qué etapas de autorización deben ser seguidas para cada uno de ellos. Por ejemplo, un modelo puede establecer que las órdenes de venta superiores a un cierto monto deben pasar por tres niveles de aprobación.
¿Para qué sirven los modelos de autorización?
Los modelos de autorización cumplen con los siguientes roles importantes:
- Automatización de procesos: Permiten definir reglas específicas para la aprobación de documentos, lo que automatiza y agiliza el flujo de trabajo.
- Reducción de errores: Al establecer criterios claros para la aprobación, se minimizan los errores humanos y se asegura que cada documento cumpla con los requisitos de la empresa.
consulta el procedimiento en el siguiente documento:
Proceso etapas y modelos de autorización en SAP Business One
Link de referencia: